Gidsen

Opzetten van je organisatie in WorkAt.Work

Als jij de eigenaar of beheerder van jouw organisatie bent, kun je jouw organisatie registreren. Lees hoe je jouw organisatieruimte in drie eenvoudige stappen kunt inrichten zodat je medewerkers bureaus kunnen reserveren.

1. Registreer jouw organisatie

Registreer jouw organisatie vanaf onze homepagina. Voer je organisatienaam en jouw gegevens in. Wanneer je jouw bedrijf registreert, word je automatisch de beheerder van jouw WorkAt.Work-ruimte. Na registratie krijg je je eigen URL van waaruit je toegang hebt tot je ruimte, deze bevat je bedrijfsnaam. Als u bijvoorbeeld de naam “Your Organization” hebt geregistreerd, is jouw URL “https://your-organisation.workat.work/”. Wanneer je het registratieformulier hebt ingediend, word je tevens doorgestuurd naar jouw organisatieruimte. Hier log je in met het account dat je zojuist hebt aangemaakt. Vergeet niet je account te verifiëren door de link te openen die je in jouw mailbox krijgt.

Registreer organisatie

2. Toevoegen van beschikbare bureaus

Nadat je bent ingelogd, zie je een leeg dashboard, omdat je nog geen inhoud hebt toegevoegd. Om bureaus toe te voegen die door werknemers kunnen worden gereserveerd, moeten je jouw gebouwen, vloeren en ruimtes toevoegen. Dat kan snel gedaan worden. Ga naar “Beheer gebouwen” in het linker menu. Druk op de knop “Nieuw gebouw”, voer de naam van je gebouw in en maak het aan. Je kunt dit doen voor alle gebouwen die jouw organisatie heeft.

Nieuwe gebouw aanmaken

Nu kun je verdiepingen aan je gebouwen toevoegen. Klik op het gebouw waaraan je verdiepingen wilt toevoegen en druk vervolgens op de knop “Nieuwe verdieping”. Je moet een verdiepingsnummer invoeren en een optionele verdiepingsnaam. Herhaal dit voor alle verdiepingen waarop je ruimtes hebt in elk gebouw.

Nieuwe verdieping aanmaken

Nu hoef je alleen nog ruimtes toe te voegen met bureaus erin. Bewerk een verdieping waarop je de ruimtes wilt toevoegen, doe dit door op het verdiepingsnummer te klikken of door op de knop met de drie stippen te klikken en op “Bewerken” te drukken. Op deze pagina “Verdieping bewerken” kun je op de knop “Nieuwe ruimte” drukken om een nieuwe ruimte te creëren.

Op deze pagina kun je de naam van de ruimte invoeren en de indeling met bureaus maken. Zorg ervoor dat je dit op een desktopapparaat doet, anders kun je de indeling van je kamer niet bewerken. In de lay-out kun je de rechterbenedenhoek van de ruimte slepen, om het formaat aan te passen. Je kunt bureaus toevoegen, weergegeven door groene cirkels en je kunt een deuren toevoegen. Deuren zijn handig om toe te voegen, zodat je referentiepunten in je kamer hebt. Na het opslaan van je ruimte kun je deze ook bewerken. Houd er rekening mee dat als je een kamer bewerkt en je verwijdert een bureau, alle reserveringen voor dat bureau verloren gaan.

Nieuwe ruimte aanmaken

3. Medewerkers uitnodigen

Nu je de bureaus van jouw organisatie hebt toegevoegd, kun je werknemers toevoegen. Jouw medewerkers kunnen deze bureaus reserveren. Ga naar de pagina ‘Beheer medewerkers’ in het linkermenu. In eerste instantie zie je alleen jouw eigen account, omdat je nog niemand anders heft toegevoegd. Klik hiervoor op de knop “Uitnodigen medewerkers”. Hier kun je het e-mailadres invoeren van de medewerker die je voor jouw space wilt uitnodigen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen tegelijk invoeren door ze door komma’s te scheiden.

Medewerkers uitnodigen

Nadat je op de knop “Uitnodigen” hebt gedrukt, ontvangt elke uitgenodigde persoon een uitnodigingsmail. In die e-mail krijgen ze een unieke link. Na het openen van die link hoeven ze alleen hun naam en wachtwoord in te voeren. Op de pagina “Medewerkers beheren” kun je ook zien of jouw medewerkers hun uitnodiging hebben geaccepteerd en zo ja, wanneer ze dat hebben gedaan.

Overzicht medewerkers

Je bent nu klaar met het inrichten van jouw organisatieruimte! Ben je problemen tegengekomen of heb je hulp nodig? Aarzel dan niet en neem contact met ons op. We helpen je graag.